Felismervén az erdélyi református gyülekezetek tulajdonát képező műemlék- és műtárgyállomány jelentőségét, az Erdélyi Református Egyházkerület a 20. század folyamán több ízben próbálkozott ezek teljes körű értékösszeírásával. Első alkalommal 1904-ben az Igazgatótanács felkérésére, az akkor létrehozott Műemléki Bizottság számára felküldött jegyzékeket a gyülekezetek lelkészei és gondnokai állították össze.  Tartalmuk megbízhatósága változó, ugyanis az összeírást végző személyek nem szakemberek voltak. Jóval szakszerűbb munkát Debreczeni László (1903–1986) végzett 1928 és 1936 között, aki az akkori egyházkerület 512 helységében jegyzett fel vagy rajzolt le műemlékeket és műtárgyakat. A 2200 vázlatívet tartalmazó hagyaték kiegészült Darkó Ákos (1888–1958) 1930-as években készített kb. 750 fényképfelvételével.  1948-ban rövid román nyelvű kimutatás készült, amelyben az ingatlanok mellett az ingóságokat is felsorolták.  Állami utasításra az 1970-es években a megyei múzeumok alkalmazottai számára rendelték el, hogy a gyülekezeteknél őrzött muzeális jellegű tárgyakat vegyék nyilvántartásba. Ezzel lehet összefüggésben, hogy 1971-ben a református egyházkerület újabb kimutatást állíttatott össze.  Mindezek ellenére, a 21. századra az Erdélyi Református Egyházkerület nem rendelkezett valamennyi gyülekezetet átfogó, megbízható és szakszerű ismeretekkel az azok tulajdonában lévő ingóságokról.

A 2000-es évektől több felmérés indult, amelyek során részben vagy egészben, nyilvántartásba kerülnek az erdélyi református gyülekezetek tulajdonát képező ingóságok. Ezek a kutatások nem az Erdélyi Református Egyházkerület felkérésére indultak, hanem néhány fiatal kutató egyéni szakmai érdeklődésének és elszántságának köszönhetően állt össze egy csoport, amely különböző támogatások és pályázatok révén teremtette meg a felmérések végzéséhez szükséges anyagi feltételeket.  A csoport vezetője dr. Buzogány Dezső teológiai professzor volt, aki korábban a fennmaradt 17–18. századi egyházmegyei vizitációs jegyzőkönyvek átírását és kiadását kezdeményezte. A kötetek illusztrálására több egyházközség fennmaradt tárgyi anyagát fényképezte és publikálta a kiadványokban. Ehhez a munkához csatlakoztak egyetemi és doktori hallgatók Ősz Sándor Előd teológus és Tóth Levente történész személyében. A források átírása során merült fel annak igénye, hogy a szövegekben említett tárgyakról szakszerű katalógus készüljön. Így 2005-ben a kutatócsoport Kovács Mária-Márta és T. Horváth Iringó művészettörténészekkel bővült, akik a korabeli ingóságok (klenódiumok és textíliák) felkutatását, dokumentálását és tanulmányozását vállalták. Az első közös munka az egykori Hunyad-Zaránd térségében folyt,  ezt követte a történelmi Nagysajói Káptalan gyülekezetiben fennmaradt emlékanyag felkutatása,  majd a történelmi küküllői egyházmegye irat- és tárgyanyaga jelent meg.  Ez utóbbi kutatás alatt az orgonák szakszerű összeírását Sipos Dávid végezte. A kutatócsoport tagjai 2012-ben, Az erdélyi református egyház története írójának, Pokoly József teológiai tanár és egyháztörténész munkásságára utalva, megalakították a Pokoly Társaság nevű egyesületet.

A Buzogány Dezső vezette projektek mellett, 2007-től a kutatócsoport tagjai közül Tóth Levente, Kovács Mária-Márta, és T. Horváth Iringó csatlakozott a debreceni Hajdú-Bihar Megyei Múzeumok Igazgatósága által benyújtott, az OTKA által támogatott, és P. Szalay Emőke vezette Egyházi műemlékek a Kárpát-medencében című felméréshez.  A gyülekezetek teljes ingatlan és ingó tulajdonára kiterjedő összeírás az Erdővidéki, a Kézdi-Orbai és a Sepsi Református Egyházmegye területén 2011-ig folyt. Ezt követte 2013 és 2017 között az Egyházi emlékek felmérése a Kárpát-medencében című pályázat,  amely során a Görgényi Református Egyházmegye gyülekezeteiben folyt kutatás. Ekkor a kutatáshoz csatlakozott Ősz Sándor Előd is. A harmadik pályázat Egyházi emlékek felmérése és kutatása a Kárpát-medencében címet viselte,  területileg a történelmi Dési Református Egyházmegyét érintette.

Fordulópontot a 2014-es év jelentett, amikor az Erdélyi Református Egyházkerület Igazgatótanácsa határozatot hozott a múzeum megalapításáról,  majd azt követően 2016-ban kijelölték épületét és muzeológusokat alkalmaztak Kovács Mária-Márta és T. Horváth Iringó személyében. Ekkor kezdődött el a teljes Egyházkerületre kiterjedő, a gyülekezetek levéltári anyagának és muzeális értékű tárgyainak szakszerű dokumentálása, rendezése és állományvédelmi szempontok szerinti védőcsomagolása. A munkát a Pokoly Társaság a Reformáció Emlékbizottságnál elnyert pályázati keretből végezte, ezt követően a kutatómunka anyagi kereteit az Erdélyi Református Egyházkerület biztosította.

A támogatásnak köszönhetően 2025 novemberére az Erdélyi Református Egyházkerülethez tartozó valamennyi (670) gyülekezet műtárgyainak részletes dokumentációja megvalósult.  A szisztematikus rendezés a 2005–2016 közötti, pályázati keretből felmért gyülekezeti anyagra is kiterjedt, itt rendkívüli segítséget jelentett, hogy ezeken a helyszíneken csak rendezni és csomagolni kellett a tárgyakat. A közel két évtizedre visszanyúló tapasztalatnak köszönhetően kialakult munkamódszer nagyban hozzájárul a helyszíni munka hatékonyságához. Állapotfelmérést követően a csoport tagjai szakterületüknek megfelelő tárgycsoport vizsgálatát végezték el.  A munka során minden műtárgyról részletes adatlap és fényképdokumentáció készült, illetve a levéltári iratok tisztítására, rendezésére és digitalizálására került sor.  Védőcsomagolás alatt a klenódiumokat méretre szabott, külön vászonzsákokba kerültek. A 17–18. századi textíliákat egyenként kartonhengerre, savmentes karton közé helyezték, a fémszállal hímzett tárgyak rétegei közé japánpapír került, majd vászonnal borították. A védőcsomagoláson elhelyezett címkén olvashatók a tárgy legfontosabb adatai. Végül, az állományvédelmi szempontokat figyelemmel tartva, amennyiben lehetséges, a tárgyak eredeti helyükön maradtak. A levéltárrendezés után az iratkötegek palliumba kerültek, majd savmentes levéltári dobozba helyezték azokat, amelyekre vázlatosan tartalmukat is felvezették. A helyszíni munka során lehetőség nyílt a lelkészeknek is felhívni a figyelmét arra, hogy milyen értékek találhatók a gyülekezetnél és hogyan tudnak annak megőrzéséről gondoskodni.  Az így kialakult kapcsolatoknak köszönhetően egyre több gyülekezet elöljárósága fordul konzerválási vagy restaurálási tanácsadásért a múzeum és levéltár szakembereihez.

Az Erdélyi Református Múzeum hatásköre nem terjed ki a veszélyeztetett műtárgyak át- vagy beszállítására, erre mindössze javaslatot tehet. Esetenként szórványok vagy megszűnt gyülekezetek tárgyait adják át megőrzésre a lelkészek, illetve helyenként a használaton kívüli tárgyak kerülnek a múzeumhoz letétbe. Ennek oka javarészt, hogy a tárgyakat károsodásaik vagy anyaguk (főként ón) miatt nem használja a gyülekezet, vagy főként textíliák esetében tárolásuk jelent nehézséget. Így, noha a múzeum gyűjteménye gyarapszik,  az állományt nem a legkvalitásosabb vagy legértékesebb műtárgyak jellemzik. A levéltári állománnyal kapcsolatban az Erdélyi Református Egyházkerület Igazgatótanácsa már 2002-ben határozatot hozott arra vonatkozóan, hogy a szórványosodó gyülekezetek iratait az Erdélyi Református Egyházkerületi Levéltárba vagy valamelyik esperesi levéltárba beszállítsák.

A helyszíni adatok feldolgozása hosszú folyamat. Az Egyházkerület kérésére a műtárgyakról leltárszerű, rövid, képekkel ellátott kimutatás, míg a levéltári anyagról tételes lajstrom készül a gyülekezetek, esperesi hivatalok és az egyházkerület számára.  A nagy mennyiségű adatban és fényképdokumentációban való eligazodáshoz elengedhetetlen lenne egy jól kiépített adatbázis.

A szöveg korábbi változata megjelent:

T. Horváth Iringó: Ingóságok értékmentése az Erdélyi Református Egyházkerületben. In: Collegium Doctorum, 21. (2025/1), 35–39.